Informativa sulla privacy del richiedente

Introduzione

Olaplex, Inc. e le sue affiliate("Olaplex", "noi", "ci" e "nostro") rispettano le tue preoccupazioni in materia di privacy. La presente Informativa sulla privacy per i candidati descrive i tipi di informazioni personali che raccogliamo su tutti i candidati attuali ed ex candidati e candidati a colloquio ("candidati" o "tu" o "tue"), e su terze parti le cui informazioni ci comunichi in relazione alla candidatura (ad es., familiari stretti, recapiti di emergenza).

Olaplex funge da titolare del trattamento dei dati personali del candidato. Inoltre, quando l'elaborazione dei dati personali è intrapresa da altre aziende associate a Olaplex per propri scopi indipendenti, queste aziende associate possono essere co-responsabili dei dati personali del candidato.

La presente Informativa sulla privacy descrive le categorie di dati personali che possiamo trattare, le modalità di trattamento dei dati personali del candidato, la finalità del trattamento dati e le modalità di tutela della privacy del candidato. La presente Informativa sulla Privacy non costituisce parte di un contratto di lavoro o di incarico.

In caso di domande sulla presente Informativa sulla privacy, ti preghiamo di contattare DataPrivacy@Olaplex.com.

Quali dati elaboriamo?

Raccogliamo diversi tipi di informazioni personali sul candidato per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy, tra cui:

dettagli personali: titolo e nome, cognome, nome preferito, eventuali secondi nomi, genere, dati di contatto di residenza (ad es. indirizzo, numero di telefono o cellulare, e-mail), informazioni sulla condizione di immigrazione e sull'idoneità al lavoro, dettagli su eventuali disabilità ed adeguamenti ragionevoli richiesti di conseguenza;
dati di reclutamento e selezione: competenze ed esperienze, qualifiche, referenze, curriculum vitae e domanda, verbale del colloquio, appunti e valutazione del colloquio, informazioni su accertamenti e verifiche, verifica del diritto al lavoro, informazioni relative all'esito della candidatura, dettagli di offerte presentate al candidato;
dati su uguaglianza e diversità: ove consentito dalla legge e comunicati volontariamente, dati relativi a genere, appartenenza etnica, nazionalità e sessualità (conservati in forma anonima per finalità di monitoraggio delle pari opportunità) e
qualsiasi altra informazione personale che il candidato decida di comunicare al personale di Olaplex nel corso del processo di candidatura, verbalmente o in forma scritta (ad esempio nelle e-mail di lavoro).

Talvolta saranno acquisite alcune informazioni aggiuntive, laddove ciò sia necessario e consentito dalle leggi locali vigenti.

Alcune delle informazioni raccolte da Olaplex e sopra indicate costituiscono dati di categoria speciale (noti anche come dati sensibili). I dati sensibili includono informazioni relative all'origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, salute, appartenenza a sindacati, vita sessuale o orientamento sessuale, informazioni biometriche o genetiche e informazioni relative a registri criminali, reati o procedimenti. Olaplex raccoglie le informazioni personali solo se consentito o richiesto dalla legge, nelle circostanze descritte di seguito.

Modalità di raccolta dei dati da parte di Olaplex

Olaplex raccoglie e registra le informazioni personali del candidato da una serie di fonti, ma principalmente direttamente dal candidato stesso (ad esempio, quando invia domanda di lavoro tramite i nostri siti web) o dai nostri fornitori di servizi che gestiscono le candidature per nostro conto.

Acquisiamo anche alcune informazioni da terze parti, ad esempio referenze di un precedente datore di lavoro o di agenzie di reclutamento (ove consentito dalla legge vigente).

Laddove chiediamo al candidato di comunicare informazioni personali obbligatoriamente, quest'ultimo ne sarà informato al momento della raccolta. La mancata comunicazione di informazioni obbligatorie può determinare l'impossibilità di concludere il processo di reclutamento.

Oltre alle proprie informazioni personali, il candidato può anche comunicare a Olaplex informazioni personali di terzi, come le informazioni di contatto delle persone indicate come referenti nella sua candidatura. Prima di comunicare tali informazioni personali di terzi a Olaplex, il candidato deve informare tali terzi di tutti i dati che intende comunicare a Olaplex e del trattamento che Olaplex dovrà effettuare, come specificato nella presente Informativa sulla privacy.

Finalità di trattamento dei dati

Raccogliamo ed elaboriamo i dati personali del candidato perché è nostro legittimo interesse commerciale valutare la sua idoneità a ricoprire un ruolo all'interno di Olaplex. Questi interessi commerciali legittimi includono:

reclutamento e selezione, anche per:

valutare competenze, qualifiche e idoneità per il ruolo;
effettuare controlli delle referenze, ove applicabile;
fare un'offerta di lavoro e fornire un contratto di lavoro;
assumere il candidato come dipendente nel caso in cui accetti un'offerta di lavoro da parte nostra;
contattarlo nel caso in cui il processo di candidatura non dovesse andare a buon fine, qualora si presentasse un'altra posizione potenzialmente idonea dopo il completamento del processo di reclutamento per il ruolo per cui si è candidato;
conservare i registri relativi ai nostri processi di assunzione;
rispettare requisiti legali o regolamentari, incluso il controllo del diritto legale al lavoro del candidato;
comunicare con il candidato in merito al processo di reclutamento e
gestire domande, problematiche o richieste di riscontro ricevute in relazione alla nostra decisione di reclutamento.

proteggere informazioni private, riservate e proprietarie di Olaplex, dei suoi dipendenti, dei suoi clienti e di terzi;
far valere i nostri diritti e obblighi legali e per qualsiasi scopo in relazione a eventuali rivendicazioni legali avanzate da, contro o che interessano in altro modo il candidato;
ottemperare a richieste legittime da parte di autorità pubbliche (incluse, senza limitazioni, le esigenze di sicurezza nazionale o di applicazione della legge), a richieste di ricerca o, laddove altrimenti richiesto o consentito da leggi vigenti, ordinanze di tribunali, regolamenti governativi o autorità di regolamentazione (incluse, senza limitazioni, quelle relative alla protezione dei dati, al fisco e all'occupazione), sia all'interno che all'esterno del Paese del candidato; e
per altri scopi consentiti dalle leggi vigenti, inclusi gli interessi legittimi perseguiti da Olaplex, laddove su tali interessi non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dei richiedenti e laddove tali interessi siano stati spiegati al candidato prima che i dati pertinenti vengano acquisiti o che avvenga il trattamento.

Potremmo anche avere necessità di trattare i dati personali del candidato per decidere se stipulare un contratto di lavoro (o altro tipo di accordo) con il candidato o per prendere provvedimenti su sua richiesta prima di stipulare tale contratto.

In determinate circostanze, potremmo anche fare affidamento sul suo consenso ai fini dell'elaborazione della domanda di lavoro. Laddove ci basiamo sul consenso del candidato, lo informeremo nel momento in cui raccoglieremo le sue informazioni personali.

I dati sensibili possono essere raccolti ed elaborati da Olaplex per i seguenti scopi:

elaborazione della documentazione, come permessi di lavoro, dati sulla residenza, prova della cittadinanza, per valutare ed esaminare l'idoneità a ricoprire una posizione per Olaplex nella giurisdizione in cui il candidato lavora. Trattiamo queste informazioni quando (i) abbiamo l'esplicito consenso del candidato a farlo, (ii) farlo è nell'interesse pubblico, ad esempio per determinare se una persona ha commesso un atto illegale o è stata coinvolta in azioni disoneste, negligenza o altre gravi scorrettezze, o (iii) necessitiamo di trattare queste informazioni per esercitare diritti e adempiere a obblighi in relazione all'impiego del candidato presso Olaplex;
informazioni sulla salute del candidato, comprese eventuali condizioni mediche, di salute e di disabilità, per valutare se è necessario prevedere adeguamenti appropriati durante il processo di assunzione. Abbiamo bisogno di trattare queste informazioni per esercitare i diritti e adempiere agli obblighi connessi al rapporto di lavoro del candidato con Olaplex;
origine razziale o etnica, convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale o stato di disabilità del candidato possono essere utilizzati per la raccolta di dati statistici, nel rispetto delle leggi locali. La comunicazione di queste informazioni è facoltativa e le trattiamo quando il candidato concede esplicito consenso a farlo o quando tale trattamento è nell'interesse pubblico, come, ad esempio, per garantire un monitoraggio e un resoconto significativo delle pari opportunità o della diversità in Olaplex e
qualsiasi informazione necessaria per consentirci di determinare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Potranno essere comunicate al candidato ulteriori informative in merito a specifici trattamenti dei dati personali.

Le informazioni personali relative a condanne penali e reati saranno trattate solo ove autorizzati dalle leggi vigenti. Ad esempio, al momento dell'assunzione può essere effettuato un controllo del casellario giudiziale.

Conservazione delle informazioni personali

Olaplex conserva le informazioni personali per il tempo necessario a soddisfare lo scopo per il quale sono state raccolte da noi o comunicate dal candidato. Tale periodo coincide solitamente il periodo del processo di candidatura. Possiamo conservare alcuni tipi specifici di dati, ad esempio il CV, per un periodo più lungo se abbiamo un motivo commerciale legittimo per farlo, ad esempio per contattare il candidato per opportunità future.

Divulgazione di informazioni personali

Condividiamo le informazioni personali del candidato con altre affiliate di Olaplex e Advent International, Inc e con i loro dipendenti laddove sia necessario per uno degli scopi riportati nella presente Informativa sulla privacy.

Olaplex condivide i dati personali anche con fornitori di servizi che svolgono servizi per suo conto, come il nostro fornitore di piattaforme di reclutamento; la nostra Organizzazione professionale dei dipendenti (se un candidato viene assunto); i fornitori di servizi HR e di reclutamento; i fornitori di contabilità, di pagamenti e di rimborsi spese; i fornitori di trasferte; i consulenti professionali (ad esempio, avvocati e commercialisti) e i fornitori di firma elettronica. In conformità con la legge vigente, abbiamo stipulato accordi giuridicamente vincolanti che richiedono ai nostri fornitori di servizi di utilizzare e divulgare informazioni personali solo se necessario per eseguire servizi per nostro conto o per conformarsi ai requisiti legali vigenti.

Inoltre, possiamo divulgare informazioni personali sul candidato (a) se ci viene richiesto o consentito di farlo dalla legge o da un procedimento legale, ad esempio a causa di un ordine del tribunale o di una richiesta da parte di un'autorità incaricata dell'applicazione della legge, (b) quando riteniamo che la divulgazione sia necessaria o appropriata per prevenire danni fisici o perdite finanziarie, (c) in relazione a un'indagine su attività fraudolente o altre attività illegali sospette o effettive e (d) nel caso in cui vendiamo o trasferiamo tutta o parte della nostra attività o dei nostri beni (anche in caso di riorganizzazione, scioglimento o liquidazione).

Sicurezza dei dati

Abbiamo implementato misure tecniche, fisiche e organizzative adeguate per proteggere le informazioni personali del candidato in conformità con le leggi vigenti.

Trasferimento internazionale di informazioni personali

Occasionalmente, i dati personali (compresi i dati sensibili) del candidato saranno trasferiti ad aziende associate a Olaplex per essere elaborati ai fini descritti nella presente Informativa sulla privacy. Ciò sarà applicabile, ad esempio, nel caso in cui l'azienda interessata o un suo manager sia responsabile della conduzione o dell'approvazione del processo in questione, oppure i dati facciano parte di una directory globale a cui altri individui devono avere accesso. Queste aziende o i manager associati hanno sede in altre parti del mondo (ad esempio, Olaplex, Inc. ha sede negli Stati Uniti).

Le informazioni personali possono anche essere trasferite a terzi (ad esempio, fornitori di servizi, come indicato sopra), che possono avere sistemi o fornitori situati al di fuori del Regno Unito o dell'UE. Di conseguenza, in alcune circostanze le informazioni personali del candidato saranno trasferite in paesi al di fuori dell'UE o del Regno Unito le cui leggi sulla protezione dei dati potrebbero essere meno rigorose rispetto all'UE o al Regno Unito. Inviandoci i propri dati personali, il candidato accetta il trasferimento, l'archiviazione e l'elaborazione dei propri dati personali in un paese diverso dal proprio paese di residenza, compresi gli Stati Uniti.

Diritti del candidato in qualità di interessato

Fatta salva la legge vigente, il candidato potrebbe avere il diritto di chiederci:

di confermare il fatto che trattiamo informazioni personali che lo riguardano e, in tal caso, richiedere una copia di tali informazioni personali;
di rettificare o aggiornare informazioni personali che lo riguardano e che risultano inesatte, incomplete o obsolete;
di interrompere il trattamento di determinate informazioni personali nel caso in cui il candidato si opponga al loro utilizzo e noi non abbiamo un interesse legittimo prevalente nell'esecuzione del trattamento e questo non sia necessario per la determinazione, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali;
di eliminare le sue informazioni personali in determinate circostanze, come nel caso in cui abbiamo raccolto le informazioni personali sulla base del suo consenso e il candidato ritiri tale consenso o quando si oppone all'uso delle sue informazioni personali;
di limitare l'uso delle sue informazioni personali in determinate circostanze, ad esempio mentre prendiamo in considerazione un'altra richiesta presentata dal candidato, ad esempio una richiesta di aggiornamento delle sue informazioni personali;
di revocare il consenso laddove il candidato ci ha concesso il consenso al trattamento dei suoi dati personali e
di fornirgli una copia dei suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile con mezzo meccanico in determinate circostanze.

Se desideri esercitare uno dei tuoi diritti di protezione dei dati o se ritieni che abbiamo trattato le tue informazioni personali in violazione della legge vigente, ti invitiamo a contattarci all'indirizzo dataprivacy@olaplex.com.

Se il candidato ritiene che abbiamo trattato le sue informazioni personali in violazione della legge vigente e non abbiamo posto rimedio a tale violazione in modo soddisfacente, può altresì presentare reclamo all'autorità di protezione dei dati competente nella sua giurisdizione.

Avviso di modifiche

Olaplex si riserva di modificare o aggiornare la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento. Comunicheremo qualsiasi modifica sostanziale alla presente Informativa sulla privacy, nella misura in cui ciò sia richiesto dalla legge vigente.

La presente Informativa sulla privacy è stata aggiornata il 5 maggio 2021.